Descubre las diferencias entre las herramientas de WFM y la HCM, y aprende cómo generan valor para las empresas.

¿Qué es Workforce Management (Gestión de la Fuerza Laboral)?

La gestión de la fuerza laboral, workforce management (WFM), engloba diversas actividades, procesos, herramientas y software que, utilizados conjuntamente, logran aumentar la eficiencia de las organizaciones. Puede sonar complicado, pero esencialmente implica gestionar de manera efectiva los recursos humanos de una empresa. Esto incluye la previsión de la demanda laboral, la creación de horarios de trabajo apropiados, el seguimiento de la asistencia y la gestión de permisos – todo en cumplimiento con las leyes y regulaciones.

¿Por qué es importante el WFM?

La gestión de la fuerza laboral es importante porque:

Impulsa la Eficiencia y Productividad: Optimizando la cantidad de empleados  y asegurando una correcta asignación de tareas, puedes gestionar las cargas de trabajo más eficazmente y evitar situaciones de exceso de personal o falta de personal.

• Asegura el Cumplimiento de Regulaciones: Un sistema de WFM bien implementado y configurado ayuda a asegurar el cumplimiento con regulaciones concernientes a horas de trabajo, descansos, horas extras y derechos de permiso.
• Incrementa el Nivel de Satisfacción del Empleado: Una planificación justa y transparente que acomoda las preferencias de los empleados donde sea posible, y gestionar eficientemente las solicitudes de permiso, lleva a una mayor satisfacción del empleado, menor rotación y mejora del ánimo del equipo.
• Facilita la Previsión y Planificación: Las herramientas de WFM permiten prever las necesidades futuras de personal basadas en datos históricos de RR.HH., tendencias actuales y análisis predictivo, facilitando una planificación de la fuerza laboral y presupuestación más efectiva.
• Mejora la Adaptabilidad: Una gestión efectiva de la fuerza laboral proporciona a la organización la flexibilidad para responder a cambios inesperados en la demanda o en el personal. Las capacidades de análisis en tiempo real ayudan a los gerentes a tomar decisiones informadas basadas en datos.
• Mejora la Gestión del Rendimiento: Las organizaciones pueden identificar fácilmente áreas de mejora, implementar programas correctivos y recompensar a los empleados con los mejores desempeños, ya que tienen acceso a análisis detallados de datos de empleados e información sobre el estado de los KPI establecidos.

¿Qué es Human Capital Management (Gestión del Capital Humano)?

La Gestión del Capital Humano, human capital management (HCM), es un enfoque integral para gestionar los empleados de una organización, reconociendo a los empleados como el capital de la empresa. ¿Qué significa esto realmente? Significa que la empresa emplea estrategias de desarrollo y gestión que fortalecen este capital e invierte en él para obtener el valor empresarial adecuado.

HCM engloba reclutamiento, gestión del talento, procesos de aprendizaje, gestión del rendimiento, gestión de compensaciones y beneficios, planificación de la fuerza laboral, planificación de la sucesión y estrategias de retención de empleados.

¿Por qué es importante el HCM?

La Gestión del Capital Humano es importante porque:

• Asegura la Gestión Estratégica de Empleados: La Gestión del Capital Humano alinea las políticas y prácticas de recursos humanos con los objetivos estratégicos generales, permitiendo a las organizaciones alcanzar más efectivamente estos objetivos.
• Atrae y Retiene el Talento: Las estrategias de HCM crean un ambiente donde los empleados pueden identificarse con la cultura organizacional, desarrollar sus carreras y recibir compensaciones competitivas. Esto ayuda a atraer, desarrollar y retener el mejor talento en la empresa.
• Mejora la Productividad: Al establecer objetivos claramente, evaluar regularmente el rendimiento y proporcionar retroalimentación, HCM permite optimizar la productividad del empleado y alinear los objetivos individuales con los objetivos organizacionales.
• Apoya el Aprendizaje y Desarrollo de Habilidades del Empleado: Las actividades relacionadas con HCM para cerrar brechas de habilidades, proporcionar desarrollo profesional para empleados, introducir métodos de aprendizaje innovadores, etc., construyen una fuerza laboral competente y versátil para la empresa, capaz de adaptarse a cambios y asumir nuevos desafíos.
• Permite la Toma de Decisiones Basada en Datos: HCM utiliza análisis de datos precisos para identificar tendencias y predecir necesidades futuras de personal, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas para la gestión.
• Asegura el Cumplimiento y Facilita la Gestión de Riesgos: Las soluciones de HCM facilitan el cumplimiento con regulaciones, reduciendo significativamente el riesgo de problemas legales relacionados con acciones antiéticas o ilegales dentro de la empresa.
• Construye Compromiso y Afecta Positivamente la Satisfacción del Empleado: Las actividades de Gestión del Capital Humano se centran en las necesidades y bienestar de los empleados, lo que mejora el compromiso y la satisfacción laboral, reduce la alta rotación y construye una imagen positiva de la empresa.

La Gestión de Recursos Humanos (HRM) VS HCM y WFM

Diferencias Clave Entre la Gestión de Recursos Humanos, Gestión del Capital Humano y Gestión de la Fuerza Laboral

La Gestión de Recursos Humanos (HRM), Gestión del Capital Humano (HCM) y Gestión de la Fuerza Laboral (WFM) son todos componentes de la gestión organizacional, cada uno enfocándose en diferentes aspectos de la gestión de empleados y recursos organizacionales. Aquí hay un rápido resumen de cada término y sus diferencias clave:

Gestión de Recursos Humanos (HRM)

Enfoque: Engloba una amplia gama de funciones incluyendo reclutamiento, contratación, formación, gestión del rendimiento, relaciones con empleados, compensación y administración de beneficios.

Objetivo: El principal objetivo de la Gestión de Recursos Humanos es maximizar el rendimiento del empleado para cumplir con los objetivos estratégicos del empleador.

Alcance: La Gestión de Recursos Humanos trata sobre la gestión de personas dentro de la organización y se centra en políticas y sistemas que afectan a todos los empleados. Podemos decir que es el enfoque tradicional para gestionar personas en una organización.

Gestión del Capital Humano (HCM)

Enfoque: La Gestión del Capital Humano ve a los empleados como activos (capital) cuyo valor actual se puede medir y cuyo valor futuro se puede aumentar mediante inversión. Integra funciones de HRM pero con un mayor énfasis en la gestión estratégica.

Objetivo: El objetivo de la Gestión del Capital Humano es desarrollar y gestionar la fuerza laboral de la organización para lograr el mejor retorno posible de la inversión en capital humano.

Alcance: La Gestión del Capital Humano cubre la adquisición de talento, gestión general y optimización de la fuerza laboral, incluyendo gestión del talento, planificación de la fuerza laboral, aprendizaje y desarrollo, y planificación de la sucesión. Digamos que es un enfoque más moderno que HRM.

Gestión de la Fuerza Laboral (WFM)

Enfoque: La Gestión de la Fuerza Laboral tiene un enfoque más operacional y trata sobre la gestión diaria de los empleados de la empresa. Implica asegurar que el número correcto de empleados con las habilidades adecuadas estén en el lugar correcto en el momento correcto para satisfacer las necesidades operacionales inmediatas de la organización.

Objetivo: El principal objetivo de la Gestión de la Fuerza Laboral es optimizar la productividad y eficiencia de la fuerza laboral, considerando los costos laborales, cumplimiento y satisfacción del empleado.

Alcance: La Gestión de la Fuerza Laboral incluye la programación de empleados, seguimiento de tiempo y asistencia, gestión de solicitudes de tiempo libre y previsión de demanda laboral.

Decidiendo el Término Correcto: Gestión de Recursos Humanos (HRM), Gestión del Capital Humano (HCM) o Gestión de la Fuerza Laboral (WFM)?

Diferentes sistemas de RR. HH están diseñados para varios tipos de organizaciones, y como de costumbre, la elección entre ellos depende de las necesidades específicas de la organización.

📌 La Gestión de Recursos Humanos es adecuada para organizaciones que buscan un enfoque amplio y tradicional para gestionar todos los aspectos de su fuerza laboral.

📌 El sistema de Gestión del Capital Humano sería ideal para organizaciones que ven a sus empleados como activos estratégicos y se centran en inversiones a largo plazo en su fuerza laboral para impulsar el crecimiento y la competitividad.

📌 Los sistemas de Gestión de la Fuerza Laboral son mejores para organizaciones que necesitan optimizar la eficiencia operativa de día a día, enfocándose en los aspectos prácticos de la gestión de horarios de trabajo, costos laborales y cuestiones de cumplimiento.

En la práctica, muchas organizaciones pueden encontrar que una combinación de estos enfoques es necesaria para abordar sus necesidades de gestión de la fuerza laboral de manera efectiva. La integración de estas funciones puede ayudar a las organizaciones a alinear su estrategia de fuerza laboral con su estrategia de negocio general, asegurando que gestionen y maximicen el valor de sus recursos humanos.

¿Cómo Pueden Beneficiar HCM y WFM a Tu Empresa?

Explicaremos los beneficios que ambas soluciones pueden ofrecer a tu empresa:

Gestión del Capital Humano (HCM):

✅ Los sistemas de HCM agilizan tu proceso de reclutamiento, simplificando la atracción, contratación y incorporación de nuevos empleados. La automatización en el seguimiento de candidatos y su evaluación ahorra tiempo, reduce los costos laborales y asegura un proceso de reclutamiento eficiente.

✅ Estas plataformas facilitan el proceso de incorporación para los nuevos empleados, permitiendo una rápida integración y acceso a la formación de empleados. Además, permiten el seguimiento de las habilidades y competencias de los empleados, apoyando la formación y el desarrollo continuos.

✅ HCM incluye sistemas automatizados de monitoreo de rendimiento que permiten evaluaciones regulares y objetivas, proporcionando retroalimentación y asistiendo a los empleados en la definición y logro de sus objetivos. Los datos analíticos ayudan a identificar unidades de alto rendimiento y señalar áreas de mejora.

✅ Las herramientas dentro de las soluciones de HCM para recopilar retroalimentación de los empleados y realizar encuestas de compromiso permiten a las organizaciones medir y mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo. Implementar programas de reconocimiento y recompensa puede elevar aún más la moral y motivación del equipo.

✅ Al analizar datos sobre la satisfacción del empleado y otros factores, el sistema de HCM ayuda a identificar y abordar las causas de la rotación de empleados. Las perspectivas de la plataforma apoyan el desarrollo de estrategias efectivas de retención de empleados.

Gestión de la Fuerza Laboral (WFM):

✅ Las herramientas de WFM ayudan a crear horarios de empleados eficientes considerando pronósticos de demanda precisos, disponibilidad de empleados y habilidades. Esto resulta en una previsión más efectiva de futuras necesidades de la fuerza laboral, previene el exceso de personal o falta de personal y ayuda a reducir los costos laborales.

✅ Los sistemas automáticos de seguimiento del tiempo capturan con precisión las horas de trabajo de los empleados, eliminando errores y disuadiendo el robo de tiempo. La integración con sistemas de nómina asegura el procesamiento eficiente de pagos, incluyendo horas extras.

✅ WFM asegura el cumplimiento con leyes laborales, regulaciones y estándares de la industria a través del monitoreo y reporte automatizados. Esto es crucial, especialmente en industrias que requieren competencias específicas, como la salud, asegurando que tu fuerza laboral mantenga las calificaciones y certificaciones necesarias.

✅ La mayor visibilidad en las actividades de los empleados a través de WFM permite una mejor asignación de recursos y equilibrio de cargas de trabajo. Identificar rápidamente ineficiencias en procesos y flujos de trabajo lleva a una mejora general de la productividad.

✅ WFM apoya el control de costos laborales optimizando horarios, gestionando horas extras y minimizando gastos innecesarios. Los datos en tiempo real sobre la utilización de recursos facilitan la planificación efectiva del presupuesto.

Tanto HCM como WFM pueden mejorar significativamente la productividad en tu empresa y ayudar en una mejor gestión de recursos. Antes de invertir en cualquier sistema, es crucial definir claramente tus principales prioridades e indicadores clave de rendimiento. Considera lo que es más importante para ti: mejorar la gestión de la fuerza laboral, enfocarte en la experiencia del empleado o buscar una solución que se integre perfectamente con los sistemas existentes?

¿Cuáles son los Desafíos de HCM y WFM?

Nunca es tan sencillo como que la gerencia seleccione una solución y los empleados aplaudan con entusiasmo. Típicamente, surgen varios problemas y desafíos, ya sea relacionados con la integración del sistema, servicio o alineación del equipo. Aquí hay algunos desafíos que es mejor abordar y trabajar antes de hacer la selección final del proveedor de software:

Resistencia al Cambio

En realidad, a las personas no les gusta el cambio. ¿Cambiar a un sistema desconocido así como así? ¡De ninguna manera! La solución a este problema será anticipar la implementación del sistema con una pre-incorporación y formación exhaustivas, que destaquen beneficios para los empleados, como mayor precisión en el cálculo de horas extras o aprobación más rápida de solicitudes de permiso. También es crucial enfatizar claramente que el nuevo sistema te ayuda a cumplir con las leyes laborales y acuerdos sindicales. Preparar un equipo para gestionar la nueva tecnología, actuando como embajadores de la nueva solución tanto en el departamento de Recursos Humanos como en otras áreas operativas de la empresa, es un aspecto importante también.

Problemas de Seguridad de Datos y Privacidad

Implementar software de WFM o HCM requiere una preparación cuidadosa para gestionar adecuadamente los registros sensibles de los empleados, asegurando que no haya miedo de que los datos sean robados o divulgados públicamente. El cumplimiento con regulaciones es clave para evitar consecuencias legales. También es esencial considerar la necesidad de actualizaciones del sistema con cambios en las leyes y determinar si estas actualizaciones son gratuitas o tienen un costo, ya que esto impacta significativamente en los presupuestos de inversión.

Complejidad de la Integración

Asegurar la compatibilidad, sincronización de datos y una experiencia de usuario unificada puede plantear desafíos técnicos. Por lo tanto, elegir un proveedor experimentado con buenas reseñas puede ser crucial. El número de integraciones disponibles (tanto pagas como gratuitas) también jugará un papel significativo en la calidad del trabajo con el sistema.

Costos

Los costos iniciales y operativos continuos de integrar un sistema de HCM o solución de WFM pueden ser importantes. Por lo tanto, un paso crucial es una evaluación cuidadosa y asignación de recursos para cubrir los costos de software, formación e infraestructura.

Personalización y Flexibilidad

Encontrar un equilibrio entre la necesidad de personalizar el sistema a necesidades organizacionales específicas y asegurar una integración suave de las funciones de solución de WFM y HCM, puede ser desafiante. En este caso, vale la pena buscar las opiniones de otros usuarios y confirmar cómo va el proceso de implementación, cuánto tiempo lleva y cómo ocurre la migración de datos, etc. Esto puede ayudar a la empresa a prepararse mejor para un período de transición retador.

Abordar estos desafíos requerirá un enfoque estratégico, planificación sensata y mantener la transparencia en la comunicación entre los departamentos relevantes de la empresa. Sobre todo, requerirá esfuerzos importantes de base, involucrando a todos los empleados, para que las experiencias de la implementación del nuevo sistema rápidamente se conviertan en recuerdos agradables en lugar de una pesadilla del pasado verano.

HCM VS Software de Gestión de la Fuerza Laboral: ¿Cómo Elegir La Mejor Solución?

Claro, puede sonar como el estribillo repetitivo de una canción, pero elegir entre software de HCM y software de WFM requiere una comprensión clara de las necesidades de tu organización. Sin ella, ¡ni siquiera empieces a buscar! Luego, debes revisar qué características le convienen más a tu compañía, luego verificar los detalles sobre el proveedor, y finalmente, ¡puf! Ahí está, tu asistente confiable en gestión de talento.

• Software de HCM, tu paquete integral diseñado para gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de un empleado dentro de una organización, desde el reclutamiento hasta la jubilación. Las soluciones de HCM típicamente incluyen módulos para reclutamiento, onboarding, gestión del rendimiento, aprendizaje y desarrollo, planes de sucesión, gestión de compensaciones y análisis propios del area de RR.HH. También es importante tener en cuenta la IA (e.g., para equilibrar turnos y la incorporación de nuevos empleados) que una plataforma de Capital Humano moderna tiene integrada.
• Software de WFM, te ayudará a enfocarte más en los aspectos operacionales de gestionar la fuerza laboral de tu organización, incluye seguimiento del tiempo de trabajo y asistencia, programación, gestión de ausencias, previsión de empleo y gestión del cumplimiento. Los sistemas de WFM son a menudo cruciales en industrias con trabajadores pagados por hora, donde la programación, el cumplimiento con las leyes laborales y el seguimiento del tiempo son importantes.

Tanto los sistemas de HCM como de WFM están diseñados para gestionar y optimizar los procesos de recursos humanos, pero te apoyarán en diferentes aspectos de la gestión de recursos humanos.

– Jason Radisson, CEO de Movo